Excelでデータを見つけやすくする方法とは？
お買い物をしようと思って、必要なものを思いついたまま書いたとします。
どんなものをどのお店で買うのか、表にするとこんな感じでしょうか。
お気づきの通り、この表には問題があります。
こんなに一気に買って何を作るんだ！冷蔵庫にも入らないよ！
あ、いや、それはそれで問題なんですけど、、正解は、
どこで何を買うのか読み取りにくい！
ということです。思い付いた順番で書くとこんなことになってしまいます。
せっかくリストを作ったのに、このままだと買い忘れが出そうです。
解決する方法はいくつかありますが、
今回はその中の１つ、フィルターについてご紹介します。
フィルターとは、指定した値に従って
データを絞り込んで表示する機能です。
いろいろデータがある中で、今は見なくてもいいデータもあるはずです。
そういったものを一旦隠して必要なデータのみ表示する機能です。
これで、どのお店で何を買えば良いのか見つけやすくなります！
フィルターを設定する方法
ではさっそく、先ほどのお買い物リストにフィルターを設定しましょう。
まずは、リボンの「データ」タブを選択します。
次に、表内のセルをどこでも良いので選択します。
（なぜどこのセルでも良いのかは後で説明します。）
セルを選択したら、リボンにある「フィルター」を選択します。
設定ができると、各ヘッダ項目を書いたセルにフィルターのアイコンがつきます。
以上でフィルターの設定は完了です。
では、ここで、先ほどの疑問、なぜ選択するのはどのセルでも良いのか？
それは、Excelが表の構造（ヘッダとデータ）を読み取って、
ヘッダと思われるセルにフィルターを自動で設定してくれるからです。
ただし、ヘッダが複数行になっていたり、表の構造が複雑になると、
思っている通りにフィルターが適用されないこともあるので、
フィルターをつけたいヘッダのセルを選択して設定すると良いでしょう。
フィルターでデータを絞り込む方法｜複数列への適用方法
では次に、セットしたフィルターを使ってデータを絞り込みましょう！
例では、お買い物リストを使っているので、
買いに行くお店でフィルターをかけてみます。
まずは、絞り込みたいデータの先頭行にあるヘッダについている
フィルターのアイコンをクリックしてください。
アイコンをクリックすると、操作メニューが出てくるので、
下にあるデータのリストから絞り込みたい項目をチェックします。
操作メニューのリストには、あなたが表に入力したデータから
重複を省いたものがすべて表示されます。
データを選択したら、「適用」をクリックします。
例では、お店が「スーパー」になっているデータをフィルターで絞り込んでみました。
情報をグルーピングして、グループごとに表示するイメージです。
最初の表と比べてどうでしょう？
かなり見やすくなったので、買い忘れもなくなりそうですね！
また、ここからさらに同様の操作を別の列に行うことで、
複数の列にフィルターをかけてデータを絞り込むことができます。
例えば、「ジャンル」の列にフィルターをかけると、
さらに「スーパー」で売っている「野菜」だけに絞り込むことができます。
フィルターを再適用する方法｜データの再表示
フィルターを適用して、データを絞り込み表示している時に、
データを書き換えたい時もあると思います。
カップ麺ですが、スーパーよりドラッグストアで買った方が
今日はお得かなと思ったので、データを少し書き換えてみました。
でも、このままだと、「スーパー」でお店を絞り込んでいるのに、
「ドラッグストア」のデータが紛れ込んだ状態になってしまいます。
そんな時は、フィルターの再適用をしましょう！
操作は簡単です。
「データ」タブにある「再適用」をクリックするだけです。
再適用すると、無事に「ドラッグストア」のデータが除外されました！
これで、間違えて「カップ麺」を「スーパー」で買ってしまうこともなくなりました！
フィルターをクリア（解除）する方法
先ほどは、お店を「スーパー」で絞り込みましたが、
さらに、ジャンルを「飲み物」で絞り込んでみました。
と、他にどこで何を買うんだっけな？
このままだとわからないですね。
ということで、フィルターを解除して最初の状態に戻しましょう！
フィルターを解除するには、
「データ」タブにある「クリア」をクリックします。
フィルターが解除されて、すべてのデータが再表示されました！
テキストフィルターの使い方｜データの検索
最後に、フィルターでデータを絞り込むもう１つの方法として、
自分でフィルターの条件を指定する方法をご紹介します。
下の例で言うと、お店が「スーパー」以外のデータを表示したり、
お店の名前に「ショップ」とい文字を含むデータだけを表示したりもできます。
まずは、フィルタのアイコンをクリックして、
メニューから「テキストフィルター」を選択します。
さらにメニューが出てくるので、自分の意図に合う絞り込み条件を選択します。
条件を選択すると、検索ワードを入力する画面が出てきます。
左のテキストボックスに検索ワードを入力して、
右のリストから抽出条件を選んで「OK」をクリックすると、
条件に一致するデータで絞り込みが行われます！
通常のフィルターをかけた時に、思っている通りのデータが表示できない
という場合に試してみてください。
まとめ
フィルター機能によるデータの絞り込み方法についてご紹介しました。
テキストフィルターを使えば、自分で条件をカスタマイズできますので、
いろいろと試してみてください。
また、フィルターをどう使っても思うようにデータが絞り込めないという場合は、
ヘッダやデータの書き方、または、
表の構成自体を見直した方が良いかもしれません。
複雑になりすぎたものは、2つの表に分けたり、
できるだけシンプルなものにできないか見直してみましょう！
表を作る時の考え方については、以下でも説明していますので、
あわせて読んでみてください。
次回は、データの並べ替え方法について説明します！
