Excel『フィルターの設定』データの検索と絞り込み

Excel『フィルターの設定』データの検索と絞り込みExcelの使い方

Excelでデータを見つけやすくする方法とは?

お買い物をしようと思って、必要なものを思いついたまま書いたとします。

どんなものをどのお店で買うのか、表にするとこんな感じでしょうか。

Excelの使い方_フィルターを設定する方法_1

お気づきの通り、この表には問題があります。

こんなに一気に買って何を作るんだ!冷蔵庫にも入らないよ!

あ、いや、それはそれで問題なんですけど、、正解は、

どこで何を買うのか読み取りにくい!

ということです。思い付いた順番で書くとこんなことになってしまいます。
せっかくリストを作ったのに、このままだと買い忘れが出そうです。

 考え込む人

解決する方法はいくつかありますが、

今回はその中の1つ、フィルターについてご紹介します。

フィルターとは、指定した値に従って
データを絞り込んで表示する機能です。

いろいろデータがある中で、今は見なくてもいいデータもあるはずです。

そういったものを一旦隠して必要なデータのみ表示する機能です。

これで、どのお店で何を買えば良いのか見つけやすくなります!

フィルターを設定する方法

ではさっそく、先ほどのお買い物リストにフィルターを設定しましょう。

まずは、リボンの「データ」タブを選択します。

次に、表内のセルをどこでも良いので選択します。
(なぜどこのセルでも良いのかは後で説明します。)

セルを選択したら、リボンにある「フィルター」を選択します。

Excelの使い方_フィルターを設定する方法_2

設定ができると、各ヘッダ項目を書いたセルにフィルターのアイコンがつきます

Excelの使い方_フィルターを設定する方法_3

以上でフィルターの設定は完了です。

では、ここで、先ほどの疑問、なぜ選択するのはどのセルでも良いのか?

それは、Excelが表の構造(ヘッダとデータ)を読み取って、
ヘッダと思われるセルにフィルターを自動で設定してくれるから
です。

ただし、ヘッダが複数行になっていたり、表の構造が複雑になると、
思っている通りにフィルターが適用されないこともある
ので、

フィルターをつけたいヘッダのセルを選択して設定すると良いでしょう。

フィルターでデータを絞り込む方法|複数列への適用方法

では次に、セットしたフィルターを使ってデータを絞り込みましょう!

例では、お買い物リストを使っているので、
買いに行くお店でフィルターをかけてみます。

まずは、絞り込みたいデータの先頭行にあるヘッダについている
フィルターのアイコンをクリックしてください。

アイコンをクリックすると、操作メニューが出てくるので、

下にあるデータのリストから絞り込みたい項目をチェックします。

操作メニューのリストには、あなたが表に入力したデータから
重複を省いたものがすべて表示されます。

データを選択したら、「適用」をクリックします。

Excelの使い方_フィルターでデータを絞り込む方法_1

例では、お店が「スーパー」になっているデータをフィルターで絞り込んでみました。

情報をグルーピングして、グループごとに表示するイメージです。

Excelの使い方_フィルターでデータを絞り込む方法_2

最初の表と比べてどうでしょう?

かなり見やすくなったので、買い忘れもなくなりそうですね!

また、ここからさらに同様の操作を別の列に行うことで、
複数の列にフィルターをかけてデータを絞り込むことができます

例えば、「ジャンル」の列にフィルターをかけると、
さらに「スーパー」で売っている「野菜」だけに絞り込むことができます。

フィルターを再適用する方法|データの再表示

フィルターを適用して、データを絞り込み表示している時に、
データを書き換えたい時
もあると思います。

カップ麺ですが、スーパーよりドラッグストアで買った方が
今日はお得かなと思ったので、データを少し書き換えてみました。

でも、このままだと、「スーパー」でお店を絞り込んでいるのに、
「ドラッグストア」のデータが紛れ込んだ状態
になってしまいます。

そんな時は、フィルターの再適用をしましょう!

操作は簡単です。

「データ」タブにある「再適用」をクリックするだけです。

Excelの使い方_フィルターを再適用してデータをリフレッシュする方法_1

再適用すると、無事に「ドラッグストア」のデータが除外されました!

Excelの使い方_フィルターを再適用してデータをリフレッシュする方法_2

これで、間違えて「カップ麺」を「スーパー」で買ってしまうこともなくなりました!

フィルターをクリア(解除)する方法

先ほどは、お店を「スーパー」で絞り込みましたが、
さらに、ジャンルを「飲み物」で絞り込んでみました。

Excelの使い方_フィルターをクリアする方法_1

と、他にどこで何を買うんだっけな?

このままだとわからないですね。

ということで、フィルターを解除して最初の状態に戻しましょう

フィルターを解除するには、
「データ」タブにある「クリア」をクリックします。

Excelの使い方_フィルターをクリアする方法_2

フィルターが解除されて、すべてのデータが再表示されました!

Excelの使い方_フィルターをクリアする方法_3

テキストフィルターの使い方|データの検索

最後に、フィルターでデータを絞り込むもう1つの方法として、

自分でフィルターの条件を指定する方法をご紹介します。

下の例で言うと、お店が「スーパー」以外のデータを表示したり、
お店の名前に「ショップ」とい文字を含むデータだけを表示したりもできます。

まずは、フィルタのアイコンをクリックして、

メニューから「テキストフィルター」を選択します。

さらにメニューが出てくるので、自分の意図に合う絞り込み条件を選択します。

Excelの使い方_テキストフィルターの使い方_1

条件を選択すると、検索ワードを入力する画面が出てきます。

左のテキストボックスに検索ワードを入力して、

右のリストから抽出条件を選んで「OK」をクリックすると、

条件に一致するデータで絞り込みが行われます!

Excelの使い方_テキストフィルターの使い方_2

通常のフィルターをかけた時に、思っている通りのデータが表示できない
という場合に試してみてください。

まとめ

フィルター機能によるデータの絞り込み方法についてご紹介しました。

テキストフィルターを使えば、自分で条件をカスタマイズできますので、
いろいろと試してみてください。

また、フィルターをどう使っても思うようにデータが絞り込めないという場合は、

ヘッダやデータの書き方、または、
表の構成自体を見直した方が良いかもしれません。

複雑になりすぎたものは、2つの表に分けたり、
できるだけシンプルなものにできないか見直してみましょう!

表を作る時の考え方については、以下でも説明していますので、
あわせて読んでみてください。

次回は、データの並べ替え方法について説明します!

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